會議的成本，主要由三部分組成：直接成本+時間成本+機(jī)會損失成本。
盤點(diǎn)公司里的各種會議，我們會發(fā)現(xiàn)：例會通常是第一個“重災(zāi)區(qū)”。公司里做管理的人，上到老板下到基層，開得最多的是例會，開得最差的往往也是例會，最沒法改的也是例會。這些問題的根源在什么地方呢？例會的成本又是多少？究竟為什么要開例會？我認(rèn)識的職場上的“打工人”，無論職位高低，在接到會議通知時，幾乎沒有一個人是歡欣鼓舞、喜笑顏開的。然而，能夠聊以自慰的是，在大多數(shù)情況下，開會之前，這4個“W”，至少你還是被告知的：What、Who、When、where，即：我們要開的是什么會，哪些人需要參會，會議的時間和地點(diǎn)。從2005年開始，我旁聽了無數(shù)的公司高管例會。很多高管向我反映，每月（周）例會是他們公司里最無聊的會，然而，即便心不甘、情不愿，他們也還是月復(fù)一月、年復(fù)一年地參加例會，好像自從盤古開天地，開例會對于公司各級領(lǐng)導(dǎo)而言，就是一件天經(jīng)地義的事。我把過去16年中旁聽過的上百次高管例會濃縮成一個典型的場景，先請大家看看是否熟悉。首先，老大，有時是他的“代言人”，宣布會議開始。接下來就是千篇一律的“主程序”：各分公司、子公司或事業(yè)部以及公司的各個職能部門按次序報告這一個月（或一周、或一季）內(nèi)做了一些什么工作、取得了一些什么成果、還有一些什么問題，等等。發(fā)言大多數(shù)都是有時間要求的，比如說每個人不得超10分鐘，但一般執(zhí)行時并不嚴(yán)格，超時情況屢屢發(fā)生。這一圈匯報下來，例會的2/3甚至3/4的時間也就過去了。在每個人報告的過程中，老大會時不時插話，不是點(diǎn)評，就是詢問，而最多的是批評、訓(xùn)斥。有時，老二、老三也會插進(jìn)來說兩句，但這一般是“小概率事件”。每個人報告完畢，就輪到老大發(fā)表“重要講話”了。至于老大講什么，怎么講，講多長，那就要看情況而定了。這“情況”，既和前面各位高管匯報的內(nèi)容有關(guān)，也和老大當(dāng)時的心情有關(guān)。短的，10分鐘、20分鐘；長的，一小時兩小時甚至好幾個小時。例會上，沒有人會提醒老大已經(jīng)過了吃飯或下班時間，更沒有人會要求老大言簡意賅。長此以往，大家都只知道例會的開始時間，沒有人能夠預(yù)測例會的結(jié)束時間。有時候，老大也會用例會的1/5至1/4的時間，來組織交流、討論一些特定的專題，協(xié)調(diào)、布置一些特定的任務(wù)。這一部分，每個公司、每次會議都不相同，可謂千人千面、千姿百態(tài)。高管們在回顧、評述這樣的例會時，往往拋磚的多，譏諷的多，肯定的少，贊揚(yáng)的少。吐槽時用得最多的詞匯往往是兩個：“流水賬”與“一言堂”。
說個故事，幾年前我去拜訪一位民營企業(yè)的董事長。一進(jìn)他的辦公室，我就注意到會議桌上的一個大桌牌，上面有十個字：會都開不好，怎么做領(lǐng)導(dǎo)。嘿，這太有意思了！我問董事長：“會都開不好，怎么做領(lǐng)導(dǎo)。您同意嗎？”他說：“同意”。“您真同意”？“當(dāng)然是真的，要不然我怎么會把這塊牌子放在這兒?”“可以請您給自己組織的各種會議打個分嗎？就過去的12個月，平均分大概是多少？”董事長想了一下，“85分吧”。一個星期以后，我去列席了該董事長的月度例會。會議結(jié)束時，我請高管們稍微留一下，幫我一個忙。我發(fā)給每位高管一張小便條，請大家給當(dāng)天的例會匿名打個分。我要求大家一定“不思考、憑直覺”，并且“堅(jiān)持獨(dú)立作業(yè)，絕不交頭接耳”。結(jié)果，猜猜平均分是多少？32分！董事長傻眼了。我問董事長：“會都開不好，怎么做領(lǐng)導(dǎo)？”他一時語塞。故事還沒完。這是一家有相當(dāng)規(guī)模的公司，來參加例會的高管，是各個分公司、子公司、事業(yè)部和公司核心部門的“老大”，那由他們組織的例會的質(zhì)量怎么樣？我隨意選擇了幾個高管，接著又去旁聽了由他們組織的管理層例會。每個會議結(jié)束的時候，我也同樣請與會者給會議的質(zhì)量打分。幾個例會的平均分是多少？56分。高管們的表現(xiàn)顯然比他們的老板好多了，但他們的下屬給的還是不及格分。在下一次的高管例會上，我向大家宣布：在咱們這個公司的各個層級中擔(dān)任“老大”的，眼下，大多數(shù)應(yīng)該都是屬于“會都開不好”的。高管們瞪大眼睛看著我，一臉嚴(yán)肅狀，不吱聲。“但是，對于‘會都開不好，怎么當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)’，這句話，我并不認(rèn)同。因?yàn)檫@句話的隱性前提是：開會很容易，不需要什么特殊能耐。所以，要是你連一個會都開不好的話，那你就不應(yīng)該當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)。而實(shí)際上，如你們所知，組織開會是一件困難的事。要是假設(shè)你們各位領(lǐng)導(dǎo)要做的事情有十件，那么開會一定屬于其中最難做的兩三件事之一。所以，各位眼下還是可以繼續(xù)當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的”，我微笑著說：“法不責(zé)眾嘛！”這個故事還在繼續(xù)，該公司的高管們還在持續(xù)不斷地改進(jìn)他們的各級例會。讓我們回到前面的話題：既然大家對例會的感覺都不好，那么為什么我們還要月復(fù)一月、年復(fù)一年地開例會？在商言商，讓我們還是先來分析一下例會的投入和產(chǎn)出，或曰成本和收入。以故事中的那家公司為例：16年的歷史，員工約4000人，分布在全國5個城市，去年的年產(chǎn)值50個億，利潤3個億。該公司高層管理人員有15名每人平均年薪一百萬，老大年薪三百萬。他們每個月開一次例會，每次例會平均時長為三個半小時。會議地點(diǎn)多數(shù)安排在公司總部，但有時也會選擇另外4個城市中的一個。現(xiàn)在的問題是，這個公司每月一次的高管例會的成本大概是多少？會議的成本，主要由三部分組成：直接成本+時間成本+機(jī)會損失成本。會議直接成本 = 場地費(fèi)+差旅費(fèi)+食宿費(fèi)+文件制作費(fèi)，約人民幣68,000元。會議時間成本 = 與會者的平均日薪×與會者人數(shù)×（會前準(zhǔn)備時間+差旅時間+正式會議時間）+會議組織/協(xié)調(diào)/服務(wù)人員的平均日薪×人數(shù)×投入會議的全程時間，這家公司在這方面的成本大概是627,000元。會議機(jī)會損失成本 = 與會人員為了參會而離開自己的工作崗位，從而不能直接從事增值活動所帶來的損失= ∑（各類與會人員在自己的工作崗位上飽滿工作所能帶來的直接經(jīng)營創(chuàng)收×各類人員人數(shù)）這家公司在這方面的成本約為9,307,000元。按照這個公式，根據(jù)不那么精確的計算，這家公司每個月高管例會的成本大約是1000.2萬元，一年例會11次 （春節(jié)那一個月沒會），總成本超過人民幣1個億。不算不知道，一算嚇一跳。這1個億的例會（還僅僅只是例會）成本，與公司一年3億的凈利潤相比，可是相當(dāng)龐大的一筆數(shù)字呀！例會的成本如此高昂，那么，它的收入或者說產(chǎn)出情況怎么樣呢？過去的幾年中，我與多位公司董事長/總裁討論過這個課題：為什么我們要開例會？或者更直接、具體一點(diǎn)：我們從每個月（每周、每季）的經(jīng)營和管理例會中究竟得到了什么？大多數(shù)公司老大的反應(yīng)首先是驚奇，好像辦公司就得開例會，這還用得著討論？但在我的一再“威逼利誘”下，老大們經(jīng)過一番思索，還是給到了我下面的答案：老板們認(rèn)為例會的首要功能或作用，是讓與會者互相交流：這一個月里公司各個分支機(jī)構(gòu)做了些什么事情，發(fā)生了一些什么情況，大家應(yīng)該交流溝通，互相了解。我的提問接踵而至：一個分支機(jī)構(gòu)報告的情況，是否另外所有其它的分支機(jī)構(gòu)都需要知道？譬如說，供應(yīng)鏈負(fù)責(zé)人報告的具體情況，人力資源負(fù)責(zé)人是否需要知道得那么清楚？東北分公司報告的具體情況，國際部負(fù)責(zé)人是否又需要了解到那個程度？公司法務(wù)負(fù)責(zé)人，會對坐在會場里的多少人的報告有真正的興趣……老大們對這些問題往往一下子回答不上來，但他們一般馬上會說，高管們互相了解得多一些不管怎么說總是好事吧，至少不會有害處吧。我怎么聽上去有點(diǎn)像老年人花退休金吃保健藥一樣，有益無害、吃了總比不吃好呢？我向老大們報告了我的觀察：每次例會上高管們在逐一報告時，真正在參會的人，始終不到三分之一；而總是聚精會神的，往往只有三個人，一個是老大，一個是記錄員，還有一個是“輪番作業(yè)”的報告人。這一點(diǎn)，只要稍微注意一下高管們手里的手機(jī)、桌上的電腦，注意一下他們交頭接耳、跑出跑進(jìn)的頻度，再注意一下他們的眼神、身姿，你就可以做出判斷，在大部分時間里，高管們都是“身在曹營心在漢”的。他們并不在乎與其他人的“交流”。老大只是因?yàn)樵谙聦僦饌€報告時一直全神貫注，所以才會視而不見。我把平時在例會上偷拍的“雅照”一張張放給老大觀賞，老大頓時啞口無言。為什么大多數(shù)與會者在大多數(shù)時間里都對其他人的報告表現(xiàn)冷漠，但一輪到他自己發(fā)言馬上就像換了個人似的，即刻打起十二分精神，滔滔不絕、沒完沒了，往往要一再提醒才能打住？原來，每個人心里都明白，一個月就這么一次向老大“表功”、“爭寵”的機(jī)會，機(jī)不可失，時不再來。我提醒老大：你只要稍微注意一下發(fā)言者的“身體語言”就明白了，你看他們發(fā)言時幾乎所有時間都在對著你說話，有幾個人是環(huán)顧四周、面向眾人的？每個人挨個報告（私底下，許多公司的高管稱之為“過關(guān)”、“過堂”），十多個人輪流作陪，如此而已！何來“互相交流情況？”，“例會的首要功能不是與會者之間的‘互相交流’，而是所有人輪流對老大的‘直接匯報’”。在這一點(diǎn)上老大不得不向我“低頭認(rèn)輸”之后，他立即提出例會的另外一個功能：當(dāng)場、及時解決問題。“例會可以幫助我及時發(fā)現(xiàn)問題、當(dāng)場解決問題呀！這應(yīng)該算是例會的重要‘產(chǎn)出’吧？”沒錯，例會確實(shí)有這個功能。然而，我向老大提出挑戰(zhàn)：第一，問題出現(xiàn)在高管例會上并被老大“發(fā)現(xiàn)”，往往已經(jīng)不是一個剛剛產(chǎn)生的小問題了，即使老大“慧眼識問題”并當(dāng)場拍板把問題給解決了，也已經(jīng)很難算得上是“及時”了。第二，實(shí)際上，在例會中“當(dāng)場解決問題”的概率是很小的。因?yàn)榫唧w情況不清楚、相關(guān)人員不在現(xiàn)場、會上時間不夠等等原因，絕大多數(shù)的問題，都是不得不在會后由專人組織專題會議來解決的。我耳聞目睹的無數(shù)事實(shí)表明，老大試圖在例會上當(dāng)場解決具體問題，往往是心有余而力不足的。老大在例會上以小見大、借題發(fā)揮，乘機(jī)敲打敲打下屬是可以的，但真要解決具體問題，例會的效果遠(yuǎn)不如分門別類的專題會議。第三，例會上高管們提出的問題，大多是其個人“管轄范圍”內(nèi)的問題，有些問題和其它部門有關(guān)，但一般最多也只牽涉到另外的兩三個人。當(dāng)老大試圖在解決某一個局部問題時，大多數(shù)人基本是“事不關(guān)己，高高掛起”的。可以說，哪怕老大在例會上解決了一些具體問題，也是以大多數(shù)與會者寶貴時間的浪費(fèi)為代價的。既然例會的“性價比”這么低，我們似乎很自然地要再問一遍這個問題：我們?yōu)槭裁匆_例會？我想，假使我有這個權(quán)力，可以現(xiàn)在到上百個企業(yè)里去當(dāng)眾宣布：例會被“取締”了。從此以后，咱們公司再也不用開例會了！我估計，高管們會喜形于色甚至掌聲雷動的。因?yàn)闀r間長了，大家都心照不宣：例會，盡管參與者除了老大一人以外都是公司高管，但其實(shí)質(zhì)，不是“高管例會”，而是“老大例會”。例會，是按慣例為滿足老大的需求而高管們不得不參加的會議。當(dāng)然，要是我真的去把各公司的例會都取消了，老板們可是要?dú)⒘宋业摹芏嗟亩麻L而言，例會是他獲取下情的主要渠道，一個幾小時的會議，就把相關(guān)信息都了解了，甚至還把有些急迫的問題當(dāng)場處理了，效率多高呀！至于例會上得到的信息的質(zhì)量有多高，其可信度有多大，特別是，例會的成本是多少，其性價比怎么樣，高管們的心理感受又如何，老板往往就不去考慮了。老大是公司里最重要的人物，老大的便利第一！其實(shí)，以上這些分析還僅僅停留在“有意識”的層面上。為什么老大對例會情有獨(dú)鐘，恐怕更重要的原因是因?yàn)槔龝诤艽蟪潭壬蠞M足了老大的某種深層次的心理需求。只不過這種需求主要隱藏在“無意識”層面，老大難以察覺。我則把這種需求稱之為“老板需要的儀式感”或“老大感”。讓我們設(shè)身處地站在老板的角度上想一想，當(dāng)老板的，但凡要刷“存在感”，還有比例會更佳的場景嗎？每個月，公司里最重要的十幾個甚至二十幾個人聚在一起，一個挨著一個，誠惶誠恐地抬頭向你當(dāng)面報告，一字一句地低頭記錄你的指示；而你，只有你，才可以在會上隨時隨地插話，隨時隨地質(zhì)疑，甚至，隨時隨地訓(xùn)人。書面的方式、一對一的方式等等，哪有例會來得爽！哪有像例會這樣能滿足一個人“當(dāng)老大的感覺”！最后說一句，例會對老大而言，確實(shí)有其意義。從“實(shí)”的角度看，例會有利于老大“多快好省”地了解下情，有利于老大“既爽又快”地發(fā)布指令；從“虛”的角度講，有利于老大滿足虛榮心、“老大感”；從某種意義上來說，老大在此基礎(chǔ)上產(chǎn)生的自信心、自豪感，也許對公司不無利處。但是，由于這樣的例會而導(dǎo)致全公司逐漸形成了以我獨(dú)尊、上級可以對下屬的時間不負(fù)責(zé)任的企業(yè)文化，咱們想想，再想想，這代價是不是太大！
該文章在 2023/4/19 10:46:07 編輯過
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